Einführung in das IT-Leasing
IT-Leasing ist eine attraktive Möglichkeit, um wichtige IT-Ressourcen zu nutzen, ohne viel Geld auf einmal auszugeben. Aber wie läuft das genau ab? Zuerst stellen Sie eine Anfrage beim Leasing-Anbieter, welcher Ihre Bedürfnisse analysiert und Ihnen ein passendes Angebot unterbreitet. Nach Vertragsabschluss bekommen Sie die IT-Ausrüstung von Ihrem Lieferanten geliefert und können diese im Anschluss sofort nutzen. Während der Leasingdauer zahlen Sie monatliche Raten. Am Ende der Laufzeit geben Sie die Geräte zurück und können diese durch die neueste Generation austauschen. IT-Leasing hat viele Vorteile, wie Flexibilität und geringe Anfangsinvestitionen. Sie können neben der Hardware auch Software, Möbel und Maschinen leasen.
Der Leasingprozess
Sie wollen wissen, wie genau der Leasingprozess abläuft? Dann hilft Ihnen folgender Abschnitt weiter.
Die Anfrage: Ihr erster Schritt
Der Leasingprozess beginnt mit Ihrer Anfrage. Sie nehmen Kontakt zur Leasinggesellschaft auf und teilen Ihre erste Anforderungen mit. Diese können sich auf verschiedene Objekte wie Fahrzeuge, Maschinen, Möbel oder IT-Ausrüstung beziehen. Die Leasinggesellschaft hört Ihnen genau zu, um ein klares Bild von Ihrem Bedarf zu bekommen. Dieser erste Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass wir Ihre spezifischen Bedürfnisse verstehen und gezielt darauf eingegangen werden kann.
Gemeinsame Konzepterstellung
Es wird besprochen, welche Objekte geleast werden sollen, welche Laufzeiten für Sie ideal sind und welche finanziellen Rahmenbedingungen in Form von Prozessoptimierung und zusätzlichen Dienstleistungen bestehen. Daraus wird ein individuelles Leasingkonzept, welches genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, entwickelt. Das Ziel ist es, Ihnen eine Lösung zu bieten, die sowohl wirtschaftlich als auch praktisch optimal auf Ihre Anforderungen und Prozesse zugeschnitten ist.
Das Leasingangebot: Klar und transparent
Basierend auf den geführten Gesprächen wird ein transparentes und detailliertes Leasingangebot erstellt. Dieses Angebot umfasst alle Konditionen, Kosten und Leistungen. Sie sollten großen Wert darauf legen, dass Sie alle Aspekte des Angebots verstehen und sich gut informiert fühlen. Das Angebot wird Ihnen zur Prüfung vorgelegt, und die Leasinggesellschaft steht Ihnen für alle Fragen und Erläuterungen zur Verfügung.
Ihre Zusage und unsere Prüfung
Nachdem Sie das Angebot geprüft und angenommen haben, erfolgt die Refinanzierungsprüfung. Dafür benötigt die Leasinggesellschaft entsprechende Unterlagen von Ihnen wie bspw. testierte Jahresabschlüsse, aktuelle BWAs etc., um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für eine reibungslose Abwicklung gegeben sind. Dieser Schritt ist wichtig, um die finanzielle Grundlage des Leasingvertrages zu sichern und eventuelle Risiken zu minimieren.
Vertragsabschluss und Bestellung
Nach erfolgreicher Prüfung wird der Leasingvertrag erstellt, welcher von allen Parteien unterzeichnet wird. Parallel dazu können Sie bereits die Bestellung beim gewünschten Lieferanten aufgeben. Hierbei tritt die Leasinggesellschaft als Ihr Leasingpartner gegenüber dem Lieferanten auf und übernimmt die Kommunikation sowie die finanzielle Abwicklung. Dies gewährleistet, dass alles nach Plan verläuft und Sie sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Lieferung und Rechnungsstellung
Der Lieferant liefert die bestellten Objekte gemäß den vereinbarten Bedingungen. Nach der Lieferung stellt der Lieferant die Rechnung an die Leasinggesellschaft. Diese koordiniert den gesamten Prozess und sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. Diese nahtlose Abwicklung ist ein weiterer Vorteil, der Ihren Prozess optimiert.
Freigabe und Vertragsaktivierung
Sobald die Objekte geliefert und die Rechnung gestellt wurde, wir Ihnen diese zur Freigabe zugesandt. Dies erfolgt im besten Fall digital, beispielsweise durch Docusign oder unser Management Tool WORKBENCH. Nach Ihrer Freigabe bezahlt die Leasinggesellschaft die Lieferantenrechnung und der Leasingvertrag wird aktiviert.
Nutzung und Zahlung der Leasingraten
Nun können Sie die geleasten Objekte uneingeschränkt nutzen. Die monatlichen Leasingraten werden gemäß den im Vertrag festgelegten Bedingungen beglichen. Die regelmäßigen Zahlungen sorgen für eine Kalkulationssicherheit und erleichtern Ihre finanzielle Planung. Während der Vertragslaufzeit steht Ihnen die Leasinggesellschaft jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu klären oder Unterstützung zu bieten.
Flexibilität während der Vertragslaufzeit
Während der Vertragslaufzeit können sich Ihre Bedürfnisse ändern. Es kommt nicht gerade selten vor, dass zusätzliche Objekte benötigt werden und der bestehende Vertrag angepasst werden muss. Leasing bietet Ihnen in jeder Situation die bestmögliche Lösung. Sie können Anpassungen oder Erweiterungen jederzeit während der Vertragslaufzeit vornehmen, damit Ihr Leasingerlebnis optimal bleibt.
Vertragsende: Rückgabe oder Nachmiete
Am Ende des Leasingvertrags stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die geleasten Objekte an die Leasinggesellschaft zurückgeben oder eine Nachmiete anfragen, sofern diese bei Vertragsabschluss noch nicht definiert wurde. Auch eine käufliche Übernahme zum Marktwert ist möglich.
Welche Abteilungen sind beim Kunden beteiligt?
- Beschaffung/ Einkauf
- Buchhaltung
- IT-Abteilung
- Rechtsabteilung
- Geschäftsführung
- Controlling
- Datenschutzbeauftragter
Checkliste: Beteiligte Abteilungen am Leasingprozess
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